Tilitoimiston vaihtaminen – näin kirjanpito siirtyy turvallisesti uuteen tilitoimistoon

TekijäTerhi Nyman
Asiakirjojen siirto tilitoimiston vaihtamisen yhteydessä

Moni yrittäjä jää nykyiseen tilitoimistoonsa pitkäksi aikaa, vaikka palvelu ei oikein toimi. Syy on usein sama: vaihtaminen tuntuu työläältä ja pelottaa, että kirjanpitoon tulee katkos tai aineistoa katoaa matkalla. Sanon suoraan: hyvin valmisteltuna vaihto on yleensä rutiinia, eikä yrittäjän tarvitse jännittää, että jokin ilmoitus jää lähettämättä.

Käyn tässä läpi vaihe vaiheelta, miten kirjanpito siirretään turvallisesti uuteen tilitoimistoon – mitä aineistoa pitää saada mukaan, milloin vaihto kannattaa ajoittaa ja mitä sinun kannattaa itse tarkistaa. Tavoite on, että siirtymä jää sinulle mahdollisimman kevyeksi.

Tilitoimiston vaihto lyhyesti: Tilitoimiston vaihtaminen onnistuu turvallisesti, kun ensin selvitetään kirjanpidon nykytila, sovitaan vanhan ja uuden tilitoimiston vastuunjako, pyydetään kaikki tarvittava kirjanpitoaineisto mukaan ja päivitetään valtuudet ajoissa. Helpoin hetki vaihtaa on usein tilikauden vaihteessa, mutta vaihto onnistuu myös kesken vuoden, jos alv-ilmoitusten, palkkojen ja veroasioiden määräpäivät käydään tarkasti läpi. Tärkeintä on, ettei mikään ilmoitus tai aineisto jää kahden toimiston väliin.

1. Milloin tilitoimiston vaihtamista kannattaa harkita?

Vaihtoa ei kannata tehdä hetken mielijohteesta, mutta ei myöskään lykätä loputtomiin. Tyypillisiä, aiheellisia syitä harkita vaihtoa ovat:

  • Raportit eivät ole selkeitä. Et saa kirjanpidosta ymmärrettävää kuvaa siitä, kannattaako toiminta ja riittääkö raha veroihin.
  • Aikataulut tökkivät. Tilinpäätös myöhästyy, ilmoitukset lähtevät viime tipassa tai et saa lukuja silloin kun teet päätöksiä.
  • Et tavoita ketään. Kysymyksiin ei vastata, tai asiasi siirtyy henkilöltä toiselle, eikä kukaan oikein tunne yritystäsi.
  • Hinnoittelu on epäselvää. Laskulla on eriä, joita et osaa yhdistää tehtyyn työhön.
  • Yrityksesi on kasvanut tai muuttunut. Tarvitset palkanlaskentaa, neuvontaa tai raportointia, jota nykyinen toimisto ei tarjoa.

Yksittäinen kiireinen tilinpäätöskausi ei vielä ole syy vaihtaa. Mutta jos sama ongelma toistuu vuodesta toiseen, vaihto on usein järkevin ratkaisu – ja se kannattaa tehdä hallitusti.

2. Selvitä nykyisen kirjanpidon tila ennen kuin irtisanot

Ennen kuin sanot mitään vanhalle tilitoimistolle, ota selvää, missä tilassa kirjanpitosi on. Tämä helpottaa koko loppuprosessia.

Tarkista, mihin asti juokseva kirjanpito on tehty, onko alv-ilmoitukset annettu ajantasaisesti ja onko edellinen tilinpäätös valmis. Katso myös, milloin nykyinen sopimus on irtisanottavissa: tilitoimistosopimuksissa on usein irtisanomisaika, ja se kannattaa lukea, jotta tiedät aikataulun. Tarkista samalla sopimuksen ehdot kustannusten osalta – pelkkä tilitoimiston vaihtaminen ei yleensä ole erillinen maksullinen toimenpide, mutta vanha tilitoimisto laskuttaa normaalisti tekemästään työstä sopimuksen loppuun asti, ja kuluvan kauden tilinpäätös voi vielä jäädä sen tehtäväksi. Kun tiedät lähtötilanteen, osaat sopia uuden tilitoimiston kanssa realistisen aloitushetken.

3. Mitä aineistoa vanhasta tilitoimistosta pitää saada mukaan?

Tämä on vaihdon ydin. Kirjanpitoaineisto on yrityksesi omaisuutta – tilitoimisto vain käsittelee ja säilyttää sitä puolestasi. Sinulla on siis oikeus saada aineisto itsellesi, ja hyvän tilitoimistotavan mukaan se myös luovutetaan asianmukaisesti uudelle toimistolle.

Pyydä vanhasta tilitoimistosta vähintään nämä, mieluiten sähköisessä muodossa:

  • Viimeisin tilinpäätös tase-erittelyineen ja liitetietoineen
  • Pää- ja päiväkirjat kuluvalta ja edelliseltä tilikaudelta
  • Tositteet eli kuitit, osto- ja myyntilaskut sekä tiliotteet
  • Avaavan taseen saldot uutta tilikautta tai siirtohetkeä varten
  • Alv-laskelmat ja annetut alv-ilmoitukset kuluvalta tilikaudelta
  • Palkanlaskennan tiedot ja tulorekisteri-ilmoitukset, jos yrityksellä on työntekijöitä
  • Käyttöomaisuus- ja poistolaskelmat sekä mahdolliset jaksotukset
  • Tililuettelo ja kuvaus siitä, miten kirjanpitoa on säilytetty

Hyvä huomata: jos olet maksanut tilitoimiston laskut, vanha toimisto ei voi pidättää lakisääteistä kirjanpitoaineistoa itsellään, vaan se on luovutettava sinulle kokonaisuudessaan (Taloushallintoliitto). Pyydä luovutuksesta myös kuittaus, niin tiedät mitä on siirtynyt.

Aineistoa ei saa hävittää vaihdon yhteydessä, vaan se on säilytettävä lakisääteisen ajan. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, kirjanpidot ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä, ja tositteet sekä liiketapahtumia koskeva aineisto vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi (Finlex, kirjanpitolaki 2:10). Verohallinnon ja viranomaisten yhteinen yritysopas tiivistää samat säilytysajat selkeästi (Suomi.fi: kirjanpidon järjestäminen). Olennaista on, että aineisto pysyy muuttumattomana ja on tarvittaessa viranomaisen tarkasteltavissa Suomesta käsin.

Valmis viestipohja vanhalle tilitoimistolle

Voit pyytää aineiston vanhasta tilitoimistosta esimerkiksi näin:

Hei,

olemme siirtämässä yrityksemme kirjanpidon uuteen tilitoimistoon. Pyydän toimittamaan sähköisessä muodossa kaikki kirjanpidon jatkamiseen tarvittavat aineistot, kuten viimeisimmän tilinpäätöksen tase-erittelyineen, pää- ja päiväkirjat, tositteet, tiliotteet, alv-laskelmat ja annetut ilmoitukset, palkka-aineiston sekä kuluvan tilikauden saldot. Pyydän samalla kuittausta siitä, mihin ajankohtaan asti kirjanpito ja ilmoitukset on hoidettu.

Ystävällisin terveisin,

[oma nimi]

4. Sovi uuden tilitoimiston kanssa selkeä vastuunjako

Kun olet valinnut uuden tilitoimiston, sopikaa heti, kuka hoitaa mitäkin ja mistä hetkestä alkaen. Tämä on se kohta, jossa katkokset yleensä syntyvät – tai jäävät syntymättä.

Sopikaa konkreettisesti: mihin päivään asti vanha tilitoimisto hoitaa ilmoitukset, mistä päivästä uusi ottaa vastuun, ja kumpi tekee kuluvan kauden viimeisen alv- tai palkkailmoituksen. Yksi selkeä luovutuspäivä on parempi kuin epämääräinen ”vaihdetaan jossain vaiheessa”. Kirjatkaa sovittu vaikka sähköpostiin, niin kaikilla on sama käsitys.

Hyvä uusi tilitoimisto auttaa tässä. Terhin Tilipalveluissa vaihtotilanteen vastuunjako käydään läpi yhdessä yrittäjän kanssa, jotta mikään ilmoitus ei jää kahden toimiston väliin.

5. Milloin vaihto kannattaa ajoittaa – tilikauden vaihteeseen vai kesken vuoden?

Luontevin hetki on tilikauden vaihde. Silloin edellinen tilitoimisto tekee viimeisen tilinpäätöksen loppuun, ja uusi aloittaa puhtaalta pöydältä uuden tilikauden alusta. Avaava tase siirtyy selkeästi, eikä yhtä tilikautta jouduta jakamaan kahden toimiston kesken.

Vaihto onnistuu silti myös kesken vuoden. Se vaatii vain hieman enemmän sopimista: uusi tilitoimisto tarvitsee kuluvan tilikauden saldot ja tositteet siihen asti tehdystä kirjanpidosta, jotta se voi jatkaa saumattomasti. Jos palvelu nykyisessä toimistossa ei toimi, ei kannata odottaa kuukausia pelkän ajoituksen vuoksi – tärkeintä on, että siirtohetki ja vastuunjako sovitaan etukäteen. Jos vaihto osuu kesken tilinpäätöksen, selkein tapa on antaa vanhan toimiston saattaa keskeneräinen tilinpäätös loppuun ja aloittaa uudella seuraavasta tilikaudesta.

Käytännön vinkki: vältä vaihtoa aivan tilinpäätöksen tai alv-ilmoituksen eräpäivän alla. Kun siirto tehdään rauhallisempana hetkenä, kummallakin toimistolla on aikaa tehdä luovutus huolella.

6. Näin varmistat, ettei alv-, palkka- tai veroilmoituksiin tule katkosta

Tämä on se asia, joka yrittäjää eniten jännittää – ja juuri siksi se kannattaa hoitaa järjestelmällisesti. Katkokset estetään kahdella asialla: oikeilla valtuuksilla ja sovituilla määräajoilla.

Päivitä valtuudet. Jotta uusi tilitoimisto voi hoitaa ilmoituksesi, sille pitää antaa valtuudet asioida puolestasi. Käytännössä tämä tehdään Suomi.fi-valtuuksilla, joilla tilitoimisto saa oikeuden hoitaa esimerkiksi veroasioita OmaVerossa ja palkkailmoituksia tulorekisterissä (Suomi.fi: näin annat tilitoimistolle valtuudet). Muista myös perua vanhan tilitoimiston valtuudet, kun ne eivät enää ole tarpeen.

Varmista seuraavat määräpäivät. Käykää uuden tilitoimiston kanssa läpi, mitkä ilmoitukset osuvat juuri siirtymän kohdalle:

  • Alv-ilmoitus ja -maksu annetaan oma-aloitteisesti, kuukausimenettelyssä yleensä kohdekautta seuraavan toisen kuukauden 12. päivään mennessä – esimerkiksi kesäkuun alv viimeistään elokuun 12. päivänä (Suomi.fi: arvonlisävero). Jos yrityksesi verokausi ei ole kuukausi, määräpäivä voi olla eri, joten oma verokausi kannattaa tarkistaa OmaVerosta tai tilitoimistolta ennen vaihtoa.
  • Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin on tehtävä viiden kalenteripäivän kuluessa palkanmaksupäivästä (Tulorekisteri: ilmoittamisen määräajat).
  • Veroilmoitus ja tilinpäätös ajoittuvat tilikauden mukaan – sopikaa, kumpi toimisto vie kuluvan kauden loppuun.

Kun nämä päivämäärät on käyty läpi ja vastuu nimetty, mikään ilmoitus ei jää roikkumaan kahden toimiston väliin.

Käytännön esimerkki: jos siirto sovitaan tehtäväksi 1.9., on selkeintä, että vanha tilitoimisto antaa vielä elokuun palkkojen tulorekisteri-ilmoitukset ja heinäkuun alv-ilmoituksen, jonka määräpäivä on yleensä syyskuun 12. päivä tai seuraava arkipäivä, jos 12. päivä osuu viikonlopulle tai pyhäpäivälle, ja uusi toimisto ottaa vastuun syyskuun tapahtumista eteenpäin. Kun raja vedetään yhteen päivään ja molemmat tietävät, kumpi hoitaa minkäkin ilmoituksen, päällekkäisyyttä tai aukkoa ei synny.

7. Käy valtuudet, sopimukset ja aineistot rauhassa läpi

Vaihdossa kannattaa malttaa hetki ja käydä paperit kunnolla läpi, ettei jälkikäteen tule yllätyksiä.

Tarkista, että vanha sopimus on irtisanottu oikein ja irtisanomisaika huomioitu. Katso, että kaikki valtuudet on siirretty uudelle toimistolle ja vanhat peruttu. Varmista myös, että sähköisen kirjanpito-ohjelman ja aineiston käyttöoikeudet siirtyvät tai että aineisto on kopioitu asianmukaisesti. Kun taloushallinnon järjestelmää tai tilitoimistoa vaihdetaan, edellisestä järjestelmästä on huolehdittava aineistokopiot lakisääteisine arkistointeineen niin, että aineisto säilyy muuttumattomana ja kirjausketju on edelleen vaikeuksitta todettavissa (Taloushallintoliitto: hyvä taloushallintopalvelualan tapa). Tämä on tylsältä kuulostava mutta tärkeä yksityiskohta: se varmistaa, että kirjanpitosi ketju säilyy aukottomana myös vaihdon yli.

Miten sähköinen kirjanpito helpottaa vaihtoa

Jos kirjanpitosi on jo sähköinen, vaihto on huomattavasti kevyempi. Sähköinen aineisto siirtyy tai kopioituu ilman, että mappeja tarvitsee kuljettaa paikasta toiseen, ja molemmilla toimistoilla voi olla pääsy samaan ajantasaiseen aineistoon siirtymän aikana. Tositteet ovat valmiiksi luettavassa muodossa, joten uusi tilitoimisto pääsee heti kärryille yrityksesi tilanteesta.

Jos taas aineistosi on yhä paperilla, vaihto on hyvä hetki siirtyä sähköiseen. Se nopeuttaa työtä jatkossa ja tekee seuraavasta mahdollisesta muutoksesta vielä helpomman – puhumattakaan siitä, että säilytys hoituu vaivattomasti koko lakisääteisen ajan.

Uuden tilitoimiston valinta – mitä kannattaa katsoa?

Kun vaihdat juuri siksi, ettei nykyinen palvelu toimi, uutta tilitoimistoa ei kannata valita pelkän hinnan perusteella. Kiinnitä huomiota näihin:

  • Hoitaako sinua sama ihminen? Henkilökohtainen, yrityksesi tunteva yhteyshenkilö on usein tärkeämpää kuin toimiston koko. Kysy, vaihtuuko kirjanpitäjä, jos toimistossa on ruuhkaa.
  • Saatko luvut ajallaan ja selkeästi? Pyydä esimerkki raportista – ymmärrätkö sen ilman erillistä tulkkausta?
  • Onko hinnoittelu läpinäkyvä? Kysy, mistä lasku muodostuu ja mitä kuukausihinta kattaa.
  • Sopiiko järjestelmä yhteen? Sähköinen, ajantasainen taloushallinto helpottaa sekä itse vaihtoa että arkea.
  • Osaamisen merkit. Halutessasi voit tarkistaa, onko tilitoimisto Taloushallintoliiton auktorisoima tai löytyykö KLT-tutkinnon suorittanut kirjanpitäjä; ne ovat alan vakiintuneita osaamisen osoituksia.

Tilitoimiston ei tarvitse sijaita samalla paikkakunnalla, sillä kirjanpito hoituu sähköisesti mistä päin Suomea tahansa. Lähialueen yrittäjälle henkilökohtainen yhteys voi silti tuoda lisäarvoa: kun voi tarvittaessa myös tavata, kynnys kysyä neuvoa madaltuu, ja vaihtotilanne tuntuu turvallisemmalta. Jos etsit henkilökohtaista tilitoimisto Hämeenlinna -palvelua tai tilitoimisto Akaa -seudulla toimivaa kumppania, autan mielelläni myös tilitoimiston vaihdossa alusta loppuun. Vaihdossa siirtyvät tyypillisesti kirjanpito ja palkanlaskenta sekä tilinpäätös ja veroilmoitukset.

Tarkistuslista ennen tilitoimiston vaihtoa

Ennen kuin vaihto tehdään, varmista ainakin nämä:

  • tiedät, mihin asti nykyinen kirjanpito on tehty
  • tiedät, kuka hoitaa seuraavan alv-ilmoituksen, palkkailmoituksen ja mahdollisen veroilmoituksen
  • olet pyytänyt vanhasta tilitoimistosta tilinpäätökset, kirjanpidot, tositteet, tiliotteet ja palkka-aineistot
  • uuden tilitoimiston valtuudet on annettu Suomi.fi-palvelussa
  • vanhat valtuudet perutaan vasta, kun niitä ei enää tarvita
  • sähköisen kirjanpito-ohjelman käyttöoikeudet ja aineistokopiot on varmistettu
  • aineiston säilytys jatkuu lain vaatimalla tavalla myös vaihdon jälkeen

Kun nämä kohdat ovat kunnossa, tilitoimiston vaihto on yleensä hallittu siirtymä eikä sekava irtiotto vanhasta.

Mietitkö tilitoimiston vaihtoa?

Tilitoimiston vaihto ei ole niin iso urakka kuin moni pelkää, kun sen tekee suunnitelmallisesti. Autan mielelläni koko prosessissa: aineiston pyytämisessä vanhasta toimistosta, valtuuksien päivittämisessä, vastuunjaon sopimisessa ja siinä, ettei yhteenkään ilmoitukseen tule katkosta. Terhin Tilipalveluissa kirjanpito ei myöskään siirry ihmiseltä toiselle – saat tutun ihmisen, joka tuntee yrityksesi. Jos olet vasta perustamassa yritystä, lue myös aloittavan yrittäjän kirjanpidosta.

Jos yrityksesi toimii Hämeenlinnan, Iittalan, Akaan, Toijalan tai Viialan alueella – tai hoidat asiat etänä – ota yhteyttä, niin katsotaan tilanteesi yhdessä kuntoon ja tehdään vaihdosta sinulle mahdollisimman kevyt.

Lähteet ja lisätietoa

Samankaltaiset artikkelit